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La rédaction des différentes pièces administratives d'un marché public

La rédaction des différentes pièces administratives d'un marché public par l'acheteur, en amont de la procédure un enjeu clé pour la régularité de la procédure de passation

Préalablement à la publication d’une procédure de marchés publics, les acheteurs publics doivent définir leur besoin en prenant en compte des objectifs de développement durable dans leurs dimensions économique, sociale et environnementale. Pour ce faire, ils peuvent, notamment, réaliser du sourcing auprès des opérateurs économiques potentiels. Une fois cette étape réalisée, l’acheteur doit exprimer son besoin à travers la rédaction d’un dossier de consultation des entreprises (DCE) qui comprend différents types de documents : des documents techniques, des annexes financières et des pièces administratives. Parmi les pièces administratives d’un DCE, nous pouvons lister le règlement de consultation (RC), le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) et l’acte d’engagement du marché (AE). Rédigées en amont, ces différentes pièces administratives concourent à la régularité de la procédure de passation des marchés publics à des différents stades.

Le concours des pièces administratives à la bonne définition des besoins
Lorsqu’on évoque la définition des besoins, nous pensons documents techniques (CCTP, DT) et annexes financières (BPU, DPGF). Or, la définition des besoins passe également par les pièces administratives telles que le CCAP. En effet, les clauses d’un CCAP portent sur différents points qui intéressent directement les candidats pour la bonne compréhension du besoin et la réalisation du chiffrage financier. Ainsi, la durée du marché, les durées d’exécution, la révision
des prix, les pénalités de retard, les dispositions sociales ou encore les clauses de propriété intellectuelles sont autant de clauses qui doivent être rédigées de manière claires, précises et non équivoque pour la bonne compréhension des opérateurs économiques.

Au regard de la jurisprudence, l’insuffisance dans la définition du besoin peut constituer un manquement aux obligations de publicité et de mise en concurrence. Au delà d’une rédaction claire et précise du CCAP, les pièces administratives doivent servir également à l’analyse des candidatures.

L’analyse des candidatures au regard des pièces administratives
L’analyse des candidatures des opérateurs économiques est réalisée sur la base des éléments annoncés dans l’avis de marché et dans le règlement de consultation. Ainsi, le RC peut rappeler les motifs d’exclusion de plein droit prévus par le code de la commande publique et, lorsque l’acheteur prévoit d’autres motifs, ces derniers
doivent être clairement indiqués afin de permettre aux opérateurs économiques d’apprécier sa capacité juridique à répondre.

Au delà des motifs d’exclusion, l’acheteur public doit également apprécier les capacités économiques et financières et professionnelles et techniques des opérateurs économiques ; ces dernières doivent être listées dans le DCE et, lorsqu’un minimum de capacité est requis (chiffre d’affaires ou d’effectif par exemple), ce dernier doit être clairement indiqué permettant aux opérateurs économiques de connaître les règles du jeu.

L’appréciation des capacités des candidats est une phase obligatoire comme le rappelle la jurisprudence sous peine de rendre la procédure irrégulière. Cette appréciation peut avoir lieu avoir lieu avant après l’analyse des offres.

Le respect des prescriptions des pièces administratives pour l’analyse des offres
Les éléments à partir desquels l’acheteur public réalisera l’analyse des offres doivent être précisés dans le RC et résulte du principe de transparence des procédures (article L3 du code de la commande publique).
En pratique, les documents obligatoires à transmettre, les critères, sous-critères et pondérations afférentes doivent être clairement indiqués dans le RC et l’acheteur doit respecter toutes les prescriptions inscrites dans ce dernier y compris celles qu’il
s’impose à lui-même (ex. publication de la méthode de notation des offres). Suite à l’analyse des offres, l’appréciation de la conformité de certains marchés peut être apprécié avant sa notification.

L’appréciation de la conformité du marché au regard des pièces administratives
Dans certains cas, le (futur) marché doit être transmis au contrôle de légalité pour les collectivités territoriales ou à un contrôleur général économique et financier pour certains organismes publics. Dans un tel schéma, l’appréciation de la conformité du marché est faite au regard des dispositions du code de la commande publique et des prescriptions définis dans les pièces administratives du DCE.
Ce contrôle, qui permet d’apprécier la régularité de la procédure de passation, est la dernière phase avant la notification du marché.

Conclusion :
Au delà de contribuer à la régularité des procédures, les pièces administrativespermettent également d’assurer le pilotage et l’exécution des prestations des marchés à travers les différentes clauses du CCAP (audit, pénalités de retard, admission des prestations).