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Le sourcing : la phase amont incontournable du processus d'achat public
Si le sourcing (ou sourcage en français) a seulement été consacré avec le décret du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, il était pratiqué, depuis de nombreux années, par certains acheteurs publics qui rencontraient les fournisseurs afin de mieux connaitre les produits et services susceptibles de répondre à leur besoins.
Codifié dans la section « aide à la définition des besoins » du code de la commande publique (article R.2111-1), le sourcing est encadré par les principes de la commande publique et, notamment, l’égalité de traitement. En pratique, il s’agit pour l’acheteur public de partager les mêmes informations avec tous les fournisseurs rencontrés afin de ne pas fausser la concurrence.
La pratique du sourcing doit être réalisée avec rigueur et transparence. Ainsi, les acheteurs doivent interroger les fournisseurs sur les mêmes sujets et tracer les échanges afin de pouvoir en rendre compte ; en effet, ces éléments peuvent être demandés dans le cadre de contentieux et/ou contrôles administratifs réalisés par l’Agence Française Anticorruption (AFA) ou la Cour des comptes.
Le sourcing est une phase nécessaire pour initier la relation « acheteur/ fournisseurs », une phase indispensable pour accompagner la définition des besoins et enfin une phase fondamentale à la future performance des achats.
1. Une phase nécessaire pour initier une « relation » acheteur / fournisseurs
Le premier intérêt de réaliser du sourcing est de faire connaître sa structure aux fournisseurs potentiels afin de susciter leur intérêt et d’apprécier leur capacité à répondre aux projets d’achat.
En pratique, le sourcing sera différent en fonction de l’intensité concurrentielle du secteur d’activité en question : lorsque l’intensité est faible, le sourcing a pour objet d’aller chercher nouveaux fournisseurs (par exemple ceux n’ayant pas de référence dans le secteur public) afin d’accroitre la concurrence. A contrario, lorsque l’intensité concurrentielle est forte et que la rencontre de tous les fournisseurs n’est pas techniquement possible, il s’agit d’échanger avec un panel représentatif des fournisseurs (ex. : PME, ETI et GE, entreprises régionales et hors région) et/ou de rencontrer les représentants du syndicat professionnel. Dans les deux hypothèses, le sourcing a objet d’initier une « relation » acheteur / fournisseurs pour le court terme (la procédure) et le long terme. En effet, ces échanges doivent permettre également de susciter un intérêt pour les autres procédures de marchés publics qui seront publiées par la même structure.
Au delà de la création de telles relations, les échanges préalables permettent également d’accompagner les acheteurs publics dans la définition des besoins.
2. Une phase indispensable pour accompagner la définition des besoins
Les échanges avec les fournisseurs n’ont pas pour objet de définir le besoin ; ils ont pour objectif de vous accompagner dans une définition plus précise des besoins. En pratique, il peut s’agir de valider le modèle économique envisagé (achat, location, ou abonnement), de mieux connaitre la réglementation ou les normes applicables, d’identifier les aspects liés au développement durable ou à l’innovation ou encore de connaître les contraintes de l’amont industriel (production, logistique...).
Ainsi, le sourcing doit permettre de valider, corriger et ajouter des aspects techniques, juridiques et économiques à la définition initiale des besoins réalisés par l’acheteur public.
Au delà de l’aide à la définition des besoins, le sourcing contribue à la future performance des achats.
3. Une phase fondamentale à la future performance des achats
A travers les échanges préalables, les acheteurs sont susceptibles d’identifier les principaux leviers permettant de réaliser des gains achats. Ces leviers peuvent être administratifs (durée du marché, révision des prix, pénalités applicables), techniques (produit sur « étagère », part du coût matières premières, adaptation des performances techniques attendues, pièces détachées disponibles) ou encore logistiques (minimum de commandes, délai de livraison, livraison à l’étage, stock tampon).
Ainsi, le sourcing doit, notamment, permettre d’intégrer les contraintes de l’amont industriel, d’apprécier le coût de certaines exigences contractuelles et de connaître la décomposition des coûts (matières premières, mains d’œuvre, transports).
Au delà de la performance des achats, le sourcing permet également d’identifier les aspects du produit ou de la prestation constituant le dénominateur commun de tous les fournisseurs potentiels permettant d’ajuster les critères et notation des offres.
Conclusion :
La finalité du sourcing est d’avoir des offres performantes répondant au besoin, et considérées comme régulières, appropriées et acceptables afin de ne pas déclarer la procédure sans suite ou infructueuse.